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falchionz’s diary

おもに音楽、読書、ゲームについて感じたことや日々の仕事で感じたことをつらつらと記載します。

課題管理表の書き方のコツ

システム開発 タスク管理 仕事術 課題管理

議事録の書き方が好評なようなので、システム開発のもうひとつの生命線である、
「課題管理表」の書き方について記載してみたい。

後で見返したときに「えっとこれなんだっけ?」にならないように記述する

課題管理表を運用していくと良くありがちなのが、定例会などで皆でしばらく経ってしまった課題を見たときに、
具体的にどんなことが課題だったか、記載内容から思い出せないケースというのが割りと良くある。
これは
 ・どういった経緯から発生した課題か記載が無い
 ・主語や、指示語、目的語に不備があり、ターゲットが不明確
といった点から発生する。
これらを回避するためにも経緯や主語、指示語、目的語を意識した記述を心がける必要がある。

エクセルのセル内は降順で

これはエクセルで管理する場合のちょっとしたこつだが、
エクセルは印刷するとPC画面上表示されているけど下部が見切れてしまっているということが良く起きる。
各課題で大事なのは、「で、結局今どうなんだっけ?」なので、
もっとも確認したい最新の記述がセルの最上部になるように降順で記載するのがミソ。
課題は定例会などで毎週確認したりするので、ひとつのセルの中で

○○○という内容で確定。クローズ。
(2014/9/15 担当○○)
---
社内承認中。次週再確認。
(2014/9/8 担当○○)
---
次週までに確認する。
(2014/9/1 担当○○)

といった記述をする。こうすることで、セルを小さくしても結論だけは見える。
大事なことは目に付くところに配置する。
あと、エクセルで日付入力は「Ctrl+;」でできる。
(ちなみに時刻は「Ctrl+:」)
打ち合わせの場で課題管理表記載する際に日付入力は
かなり便利なのでこのショートカットはお勧め。

担当はバイネームで履歴を残す

課題管理表あるあるでもうひとつあるのは、
「で、これって誰が対応するんだっけ?」という事態。
これも担当の確認からとなってしまうと時間の無駄、仕切りなおしになってしまうので
極力課題発生時点で担当者名を記載しておく。
課題が進捗して担当が変わったら、適宜担当を変更するなど、まめに調整すること。

課題管理表の管理はベンダー、ユーザーいずれかで行うこと

課題管理表のメンテナンスは基本必要としている側でメンテナンスするべき。
よく、お互いに更新しあうような事態になっているケースを見るが、マージする手間や、
管理者が本当に管理したい課題事項のピントがずれたりするので、基本的にメンテナンスは1組織内で
行うのが望ましい。
結構、課題管理表に記載するしないとか記載に対する結果の記述とか、戦略的に言い回しを意識したりしながら
記述しているので、その辺のコントロールができるようにしておく必要がある。

期日は超過したら即期日の再調整

課題管理表あるあるでさらにあるのが、期限切れ課題の期限設定を再設定していないで、
糸が切れた凧みたいになってしまっているケース。
期日を超過した課題は、担当者に詰め寄って、いつなら対応可能なのかを宣言させる。
担当者が課題解決に対して必要なプロセスが見えていないようであれば、
必要と思われるプロセスをわかる範囲で提示、さらに期限を超過した場合のプロジェクトに
与えるインパクトについてもあわせて共有し、期限を守ることに対する意識付けを行う。
とはいっても、約束を守ってくれないユーザーの多いこと多いこと・・・
忙しいのはわかるんですけどね。

クローズした課題は定例会でクローズ宣言したら非表示に

課題管理表は意識的にクローズにしていかないと、加速度的に課題がつみあがっていく。
なので何が解決したらクローズできるのかを意識して課題立てするのと、いったんクローズした
課題は定例会の場で関係者に対してクローズする旨を伝えOKであれば非表示にしていき、
現在生きている課題と、直近でクローズした課題だけ表示するようにする。
この辺の見易さ、何を確認すればいいのかを明確にすることを課題管理表の管理者は意識する必要がある。

その場で確認が取れたことも重要事項はあえて記載、即クローズする

これは戦略的に行う上級テクニックかもしれないが、口頭で確認、即回答もらえた課題事項は
課題管理表に記載されないケースが多い。
しかし実はプロジェクトの方向性や、費用、納期といった重要事項に関連する内容であれば、
議事録だけではなく課題管理表にも記載しておくのが有効。
忙しくなると議事録の作成にタイムラグが起きたりするケースが良くあるが、とりあえず課題管理表は
逐一メンテナンスするようにしていれば何とか回るケースが多い。
課題管理表に記載しておけば、いつ、だれが、どんな内容を決定したのか、のログが記録できるので
後々役に立つ場合があるので、記載しておくのが吉。

以上、課題管理表の書き方のコツでした。
結局、どんなにきれいに課題管理表を記載したとしても
課題が消化されなければ意味が無いわけだが、少なくともどんな課題だったか、誰の担当か、いつまでに回答必要か
がはっきりしていればいちいち思い出したり、たなざらしになってたりということが少なくなり、
プロジェクトを円滑に進めるのではないでしょうか。
課題管理表をメンテナンスする人は、自分の記載の仕方ひとつでプロジェクトを迷走させてしまう可能性があること、
うまくやればスムーズなプロジェクト運営に貢献できることを意識してもらいたい。
非常に意義深い、やりがいのある作業だと思う。(大変だけどね。)