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falchionz’s diary

おもに音楽、読書、ゲームについて感じたことや日々の仕事で感じたことをつらつらと記載します。

議事録の書き方のコツ

仕事 システム開発 議事録 メモの取り方

最近、今まであまり絡んだこと無かった後輩と一緒にシステム開発の要件定義を実施していて、
自分はマネージャーとして議事進行したりデモしたりとメインで会話するので後輩に議事録を書いてもらうことにしたんだけど、
4時間くらいあった打ち合わせの議事録を翌日作成してもらったのを確認したところ、突っ込みどころ満載で添削するのにかなり時間がかかってしまった。
ぱっと見でもう、何を言いたいのかわからないブロークンジャパニーズな文章といったところで、確認する身としてもかなりパワーかけて添削しないといけないことがすぐわかるので
かなりげんなりした。
議事録を取るのってシステム開発の人だけではなくて一般的な会社員であれば、打ち合わせに参加することはあるわけで
その場で議事録とってと頼まれることもあると思うので、自分なりの議事録の取り方のコツをまとめてみた。

1.勝負はメモを取るところから始まっている

議事録を頼まれた会議に対する前提知識量でモードを変える必要がある。

①以前から参加していて、前提知識、関係者のキャラクターも抑えている

この場合、誰が重要な発言をするか、聞きなれない単語が飛び交うということも少ないので、まずは会話をよく聴くことに徹する。
で、

  • 決定事項
  • 課題、検討事項
  • 期限や日時
  • 金額などの数字

に気をつけて、それらが発言されたらメモを取って記録しておく。
このとき、1発言1行を心がけ、
どんどん改行して時系列に書き下すことが大切。
事前にアジェンダが配布されてるのであれば、事前にメモするテキストにアジェンダを貼り付けておいて、その単位で記載していくと後でどの議題のところでの発言だったかを思い出しやすくなる。

②突然議事録を頼まれ、議題の趣旨も良くわからない

初心者はこの場合は覚悟を決めて、一言一句もらさない気概で
ひたすら発言をメモることに徹すること。
初心者はそもそもどの発言が大事なのか、重要な発言をしそうな人が誰なのか、今のは課題だったのか、ただの独り言だったのか、そういったことを逐一判断、メモを取るかどうか取捨選択できるわけが無い。
なぜか議事録下手な人は勝手な解釈で勝手に取捨選択してしまう。
この場合は腹をくくって、発言をすべてメモする気概で行ってほしい。
しばらくこのスタンスでメモを取っていれば、だんだんどの発言が重要かがわかってくるはずで、自然と取捨選択ができ、メモする量が減っていくはず。
と思うんだけど、そもそも下手な人は文章の「要約」が苦手な人が多いように思う。
あと、5W1Hに意識が向いていない。
だれが、何を、いつまでに、どのように対応するのか
どれかが欠けると後で見返したときにぜんぜん意味がわからない。
特に主語と目的語が抜ける傾向が多いように感じる。

2.議事録を取る目的に即した記載をする

システム開発の打ち合わせで議事録を取る目的はシンプルで「リスクヘッジ」のためである。
ここでいうリスクヘッジとは、
・先方との言った・言わなかったの認識相違を軽減する
*1
・会議の決定事項を明記する
・タスク、検討事項を明記する
ことである。
よく、

・この機能はA案でよろしいでしょうか?(開発者A)
 →よい(責任者)

のように、会話の流れで書く人がいるが、ここで大事なのは
・誰が何を決めたか
だけなので、上記のような場合は
・○○機能はA案とする(責任者)
と、事実のみ記載するのがよい。
こうすれば無駄に長い議事録にもならず、いちいち読み下していかないと結論が見えない
議事録にならずにすむ。
タスク、検討事項のまとめ方は次の項で。

3.タスク、検討事項をまとめる

議事録に記載したら、誰かがアクションしなければならない記述があるはず。
上からなめていって、タスク、検討事項の箇所に「☆」なりの目印をつけていく。
さらに担当が記載されていなければ「バイネーム」で記載し、「解決期限」も記載しておく
解決期限や担当については、正直会話の流れの中で明確に伝えていなかったとしても
この時点で明記しておくほうがよい。
☆だけつけても担当、期限がきってなければ誰もやらない。
だったらそんな記述無いほうが議事録を見るほうの負担も減るし良い。
☆をつけたタスク、検討事項は、議事録の最後に検討事項一覧として
まとめて記載するとわかりやすくてよい。
これは単純に☆をつけた記述をこぴぺしてまとめてしまうだけなのでたいした労力は要らないはず。

4.句読点や文の結びかた、送り仮名あやまり、表記ゆれを修正する

ワードで作成している場合、表記ゆれを自動的に検出して単語の下に波線がでてくる。
波線がついている単語を右クリックすると修正候補が表示されるので選択すれば
表記ゆれが修正される。
結構波線を無視してる人が多いが、取引先に提出する文章なのでこの辺もしっかり対応してもらいたい。
句読点「。」がついてたりついてなかったりは見苦しいので統一する。
文の末尾が言い切りがたかですます調かは統一する。これも見苦しい。
よく、お客さんの発言を記述してですます調に途中からなってしまっている
議事録を見るが、会話の流れで書くことをやめれば、統一しやすくなる。

5.会議の責任者に確認を依頼し、OKをもらう

議事録は書いて参加者にメールで報告して終わりではない。
会議の責任者に内容を確認してOKをもらうところまでやる必要がある。
特に、お客様との打ち合わせの議事録は、先方にしっかりと確認を依頼し、
内容について確認した旨を記録として残すことを心がける必要がある。
そのためにも議事録のフォーマットに「承認者」欄を必ず設けること。
忙しいのか面倒なのか、なかなか返事をくれない場合でも、
口頭でもいいのでOKをもらったら。
承認欄を埋めてメールで先方に送付するくらいはしたほうがよい。
万が一トラブルとなったときに、議事録がしっかり残っているか、
双方で確認、合意した内容かが重要となるのでここはかっちりしすぎかな
というくらい行ったほうがよい。
先方の担当者が永遠にその会社で自社の窓口である保障はなく、
ある日突然担当が替わったときに、引継ぎも何もされておらず、
もめる場合もあるので合意しているという点はとても重要。
昔、議事録を取っていなかったことで後でトラブルになった際に
非常に問題になって以来、しっかりとるようにしている。
議事録を書く1,2時間を惜しんでトラブルよりは、やはりしっかり記録を残す、
共有する、合意するという基本を心がけたい。

*1:100%認識齟齬の無いコミュニケーションは実質不可能だが、減らす努力はすべき。