仕事で使うツール
今日は、仕事をするうえで欠かせないツール、無いと仕事が全然捗らないそんな便利なツールを紹介したいと思います。
- タスク管理「Todoist」
仕事もプライベートも含めて、ToDoはtodoistに集約してます。
スマホアプリもあるので思いついたら取り合えタスクをガンガン放り込んでます。
ただ、なんでもタスクを追加してると、タスクリストがものすごく長くなってしまい、途方に暮れることになってしまい、やる気もダダ下がってしまいます。
このツールは、タスクリストを「プロジェクト」として自由に作成することができるので、「今日やる」リストや「直近でやる」リストを用意して、とりあえず今日必ずやるものだけを「今日やる」リストに入れることで、タスクが膨大で見るだけで心が折れそうにならないようにしています。
こうすることで、とりあえず今日はこれだけ片づければ帰ってもいいんだと考えることができ、何とかその日その日をこなしていくことができる。
あと、このツールの独自の概念である「カルマ」も結構気に入ってます。
簡単に言うと一日のノルマとその達成度合いによるバッジ機能みたいなものですが、とりあえずその日の目標数を達成できるとちょっとした達成感を感じることができます。また、日々の活動でどの程度タスクを達成してきたかをグラフで表示してくれたりもするので、結構後で見返すと「なんだかんだ言って、自分も結構しっかりやってるじゃないか」なんて、自分を認める気持ちにもなったりして。ちょっとしたモチベーションあげるツールとしても有効だと思ってます。
無償でも結構使えますが、1点だけ、過去達成したタスクを見ることができません。
日報書いたりするときに完了したタスクを見返したい時が多々あるので、仕方なく有償版にアップグレードしましたが、おかげですごく便利になり、満足度は高いです。
ひとつ、私が工夫していることとして、期日の管理とは別に、タスクのステータス管理を「優先度」で表現するようにしてます。
期日は設定できますが、タスクがすでに着手済みなのかといったステータス管理はついてないので、代わりにタスクにつけられる優先度を使ってます。
優先度はタスクにフラグ付けする仕組みで、タスクに色がつくので、パッと見で既に着手しているタスクかどうかがわかるようになり、目先のタスクだけでなく少し先のタスクについても今少し進めるべきかとか、判断しやすくなりました。
この辺は我ながらツールの使い方をうまく工夫した点かななんて思ってます。
あと、Todoistは後で紹介する「toggle」と連携することで、タスクの横に作業時間計測開始ボタンを表示させることができたりする点も気に入ってます。 - 情報集約「evernote」
言わずと知れたevernoteです。最近有償版に切り替えました。容量が不足してきたためです。
今では打ち合わせメモとか、ほとんどの情報をevernoteに放り込んで、出先とかでメモ見返したりしてます。
ほんと便利！！ - 作業時間計測「toggle」
タスクがいっぱいになってきたときに、モチベーションがあがらずだらだら作業してしまうようなときに使うようにしてます。
目標とする作業完了時間を想定してスタートさせることで、時間を意識して作業を進めることができます。
作業終わった時に、ストップボタンを押さないと時間計測が止まらないので、正確な作業時間を計測できてないときがあるのがたまに傷です。
まあ、使う人の問題なきがしますが。 - 描画ツール「cacoo」
backlogを運営しているヌーラボさんのツールです。
まだ無償版しか利用してませんが、WEBベースでいろいろな図をきれいに作れるので重宝してます。
visioのWEB版みたいな。 - 欧文印刷「nuboard」
最後はアプリじゃないですが、とても重宝しているので紹介です。
客先で打ち合わせの時に、打ち合わせスペースみたいなところで話してると結構頻繁にホワイトボードで整理したい時があるのですが、広い会議室でホワイトボードも完備してるところで打ち合わせができない時も結構あります。
そんな時に備えて、ノート型のホワイトボードである「nuboard」をいつも持ち歩いてます。
やっぱり、打ち合わせしているときにいろいろ図を描いて話を整理したいときはかなりあるのですが、そんな時に限ってホワイトボードが無い。仕方なく配布資料の裏に書く時もありますが、話をしながら修正するのに紙で書くのは不向きなんですね。
なので私は自前でホワイトボードを持参するようにしました。
本当はA3版で大きく書きたいのですが、さすがに持ち運びにくいのでA4で我慢してます。
8ページくらいあるので、しばらく書き残しておいてもいいのと、透明フィルムがついているのでホワイトボードの上にかぶせて赤ペンで捕捉、赤ペンは消しても下のホワイトボードは消えないで便利、みたいな使い方ができる点も気に入ってます。
透明フィルムはスマホで撮影する際の反射抑えも兼ねてる点も、よく考えられている製品だなと思います。
SHOTNOTE連携版もありますが、A4サイズは確かなかったので今のところこちらで用は足りてます。
すごいお勧めです。
