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falchionz’s diary

おもに音楽、読書、ゲームについて感じたことや日々の仕事で感じたことをつらつらと記載します。

己を知る為に-自らをベンチマークする-

新人や経験の浅い人と仕事をすると、作業時間の見込みが甘い人が多い。
だいたい、自己申告の1.5倍~2.0倍くらいの時間がかかるもんだと思う。
この、作業見積もりの精度というのは、意識的に自身のベンチマークをとっていかないとなかなか精度が上がっていかない。

事実、自分自身も新人から5年目くらいはかなり仕事の納期の精度が怪しかったように思う。
自身のベンチマークとり、己を知る必要があると考えたのは、会社間の付き合いから仕方なく提案したら受注してしまったぜんぜん畑違いの業務要件ごりごりのシステム構築案件のPLに抜擢され、
タスク管理が破綻してことごとく自分のタスクが遅延、プロジェクトがスタックする事態に陥ったところから。
当時はとにかく設計すれどもすれども、追いつかず、闇の中をさまようような状況で、お先真っ暗な状況だった。
確かに難易度の高い仕事ではあったけれど、もとが内省的な性格なため、自分のどの辺りに問題があるのかをひたすら考えたときに、
そもそも、作業を完了させるまでの時間見積もりの精度のぶれが大きく、遅延が雪だるま式に膨らんでにっちもさっちも行かない状況に陥っていることに気づいた。
まずは、自分がある作業を完了させるのに見積もった時間と、実際に完了するまでにかかる時間がどの程度違うのかをきちんと把握する必要があると考えた。

手順は以下のような感じ。

①週はじめに、抱えているタスクを洗い出してリストアップ
②それぞれのタスクの完了までの予想時間を見積もる
③30分刻みの週間スケジュール表をエクセルで作成し、洗い出したタスクを記載。
 予定と実績を記載できる以下のようなイメージの表にタスクを落とし込む。
④計画に沿ってタスクをこなしていき、実績を追記していく
⑤日ごとに予実差を確認、差が出た要因を分析、翌日以降の予定を修正する。

イメージはこんな感じ。(ちゃんと計測できてない日が結構あるな。。。(汗))
f:id:falchionz:20140918084734p:plain

以下、日次で回していく感じで進める。
よっぽど間隔がずれていても、半年くらい続けるとだいぶ作業見積もり精度が上がってくる。

また、予実差が発生した要因を分析すると、想定外の割り込みタスクが発生して想定時間を上回ってしまうことが
ままあった。
そのため、スケジュール表を作成する際のコツとしては、

・詰め込みすぎない
 タスク間にあえて30分とか、空白時間を設ける。
 割り込みタスクが発生したときのバッファとして利用する。
・週はじめの計画では週末の予定は入れない
 金曜日はあえて予定タスクを入れない。
 押されてきた作業を金曜のバッファで何とかする。
 また、予定以上の進捗の場合、金曜日を休みにするというご褒美も得られるかも!?
 ※自分は残念ながらご褒美どころかぎりぎり終わるかどうかという感じだったが・・・

こうして、自身の身の程を知る努力をしたことが、今に生きていると思う。
実際には、「予定通りに終わらせること」というよりは「あらかじめ計画に適度な間隔でバッファを設けておく」
ことがうまくなっただけなのかもしれないが、それも立派なタスク管理方法だと思う。

大事なのは約束した期日どおりに予定通りの品質でコスト含めて収まっていることだから。

自分はベンチマークとるのを2年半くらい継続してた。
そのエクセル表は今も大事にとってある。